Etika Berjumpa Klien

Tanpa mengira industri pekerjaan, peringkat umur atau dengan siapa anda bercakap, anda seharusnya bersikap profesional ketika berurusan dengan klien.

Klien boleh terdiri daripada pelanggan, rakan kongsi ataupun mana-mana pihak yang ingin bekerjasama dengan syarikat anda.

Apabila anda ingin berjumpa dengan klien, lokasi tidak menjadi masalah kerana anda boleh memilih pelbagai lokasi yang sesuai.

Lokasi perjumpaan dengan klien tidak semestinya di bilik mesyuarat, tetapi boleh juga diadakan di bilik persidangan, restoran ataupun tempat lain yang sesuai.

Tidak kira ia adalah pertemuaan kali pertama ataupun sebaliknya, berikut adalah etika yang anda perlu diamalkan untuk berjumpa dengan klien.

1. Sahkan janji temu yang dijadualkan lebih awal daripada masa yang ditetapkan

• Apabila anda sudah ada tarikh untuk berjumpa klien, maklumkan kepada pihak mereka lebih awal serta dapatkan pengesahan kehadiran.
• Pengesahan kehadiran perlu dibuat lebih awal supaya tidak bertindih dengan mana-mana mesyuarat penting dan pembatalan perjumpaan pada saat-saat akhir.

2. Datang awal

• Perlu datang awal supaya dapat membuat persiapan yang secukupnya sebelum berurusan dengan klien.
• Membawa dokumen yang diperlukan dengan lengkap supaya mudah untuk melakukan perbincangan.
• Kehadiran awal ini menunjukkan anda memberi sepenuh komitmen dan meninggalkan tanggapan yang baik.

3. Berpakaian kemas dan sentiasa bersedia

• Pakaian yang dipakai mestilah kemas dan kelihatan profesional kerana ia melambangkan imej dan peribadi anda.

4. Ingat dan gunakan panggilan nama klien dengan betul

• Anda perlu ingat dan tahu nama klien yang anda perlu jumpa.
• Jika klien anda mempunyai pangkat dan gelaran tertentu, maka gunakanlah kata sapaan dan panggilan yang betul terhadap mereka.

5. Hormati masa klien dan berpegang pada jadual atau agenda yang sudah ditetapkan

• Sebaiknya ikut masa dan agenda yang sudah ditetapkan supaya tidak mengganggu jadual pihak klien.
• Hormati masa klien kerana berkemungkinan mereka juga mempunyai urasan lain yang perlu diselesaikan.

6. Pastikan telefon pintar dan tablet dalam keadaan senyap

• Sentiasa tetapkan mod telefon pintar dan tablet anda dalam keadaan senyap supaya tidak mengganggu sesi perbincangan.
• Bunyi yang kuat daripada telefon boleh menyebabkan fokus klien dan orang yang terlibat dalam perbincangan terganggu.

7. Gunakan pen dan kertas jika perlu

• Hal ini bertujuan untuk anda mencatat nota penting sepanjang perbincangan sedang berlangsung.
• Catat perkara dan isi penting dalam perbincangan anda supaya tidak terlepas perkara yang perlu diberi perhatian.

8. Menggunakan bahasa yang sopan dan profesional

• Pertuturan anda apabila bercakap dengan klien mestilah sopan dan gunakan bahasa yang betul.
• Tidak menggunakan kata-kata yang kesat dan kasar kepada klien anda.

9. Mengucapkan terima kasih

• Berikan ucapan terima kasih kepada semua yang sudah terlibat dalam perbincangan yang diadakan.
• Ucapan terima kasih ini diberikan sebagai tanda pengharagaan kepada klien kerana sudi meluangkan masa untuk perbincangan.

Kesimpulannya, amalkan etika dan adab yang sepatutnya ketika berjumpa atau berurusan dengan klien sama ada untuk pertama kali atau sebaliknya.

Tinggalkan tanggapan yang baik daripada pihak klien terhadap syarikat anda supaya mudah untuk berkerjasama pada masa yang akan datang.

Jika klien berpuas hati dengan apa yang anda tunjukkan, maka anda akan lebih mudah dapat tawaran kerjasama daripada klien.

Amalkan etika yang baik dalam semua urusan perniagaan anda dan interaksi harian.